Work From Home, Email Kantor Perlu Keamanan Prioritas

Cyberthreat.id - Platform e-commerce, Bukalapak telah mengimplementasikan skema bekerja dari rumah (work from home) untuk para karyawannya. Head of Corporate Communication Bukalapak, Intan Wibisono, mengatakan salah satu yang menjadi perhatian manajemen Bukalapak adalah keamanan email saat diakses melalui rumah masing-masing.

"Kami menerapkan beberapa protokol keamanan untuk para karyawan saat bekerja dari rumah," kata Intan kepada Cyberthreat.id, Minggu (22 Maret 2020).

Diantara faktor keamanan yang diterapkan untuk staf/karyawan Bukalapak adalah mempertegas sistem Two-Factor Authentication (2FA). Jenis dan modus ancaman Phishing terus berkembang dan jumlahnya meningkat. Untuk hal ini, Bukalapak tidak main-main dalam mendidik dan memberikan literasi kepada staf/karyawan.

"Kami juga menganjurkan karyawan untuk mengunduh dokumen dari link dan sumber tepercaya serta dari alamat email yang diketahui agar aman," ujarnya.

Edukasi dini terkait keamanan informasi seperti akses terhadap data-data sensitif perusahaan dengan menggunakan koneksi internet di ruang publik sudah diberikan Bukalapak sejak awal. Tempat umum seperti cafe, restoran atau mall dilarang/berhati-hati mengakses WiFi publik demi alasan keamanan.

Menteri Komunikasi dan Informatika
Johnny G. Plate mendukung penuh kampanye keamanan informasi dalam men-support anjuran pemerintah work from home guna melawan pandemi Covid-19.

Kementerian Kominfo, kata Johnny, telah menerapkan mekanisme protokol keamanan yang ketat untuk para staf bekerja dari rumah selama pandemi Covid-19. Staf Kominfo juga hanya dapat mengakses ke dalam sistem sesuai dengan tugasnya.

"Harus dilakukan sesuai dengan tupoksi (Tugas Pokok dan Fungsi), mekanisme dan Standar Operasional Prosedur (SOP) yang ada di Kominfo," kata Johnny.

Untuk protokol keamanan data yang bersifat sensitif dan rahasia, Johnny mengatakan level keamanannya harus ketat "mengingat data dan fakta menyatakan ancaman serangan siber meningkat sejak pandemi Covid-19 semakin meluas".

Protokol Keamanan Data

IT Security Consultant ESET Indonesia, Yudhi Kukuh mengatakan protokol keamanan data wajib diterapkan di tengah semakin masifnya work from home dan penggunaan infrastruktur digital. Anjuran bekerja di rumah yang disebutkan Presiden Jokowi memang sempat menimbulkan ketergesaan bagi perusahaan/organisasi untuk menyediakan akses jarak jauh.

"Intinya, jangan pernah mengorbankan cybersecurity atau kemampuan untuk mengelola sistem dan perangkat," kata Kukuh.

Pekerja jarak jauh perlu memiliki protokol komunikasi yang jelas untuk dukungan IT dan manajemen krisis jika menghadapi masalah yang tidak biasa, mencurigakan, atau mungkin merupakan hasil dari pelanggaran data atau insiden serangan siber.

Berikut tips dari ESET dalam mengamalkan protokol keamanan data:

1. Komunikasi

Pertimbangkan mengadakan briefing tim sekali sehari, menjalin komunikasi untuk memberikan semua orang kesempatan untuk berbagi pengalaman dan masalah.

2. Responsif

Bekerja jauh tidak sama dengan bekerja di lingkungan kantor. Buat pedoman yang jelas tentang seberapa cepat pekerja jarak jauh diharapkan untuk menanggapi permintaan tergantung pada jenis komunikasi, email, dll.

3. Pelaporan

Manajer perlu menerapkan prosedur yang memungkinkan staf memastikan apakah pekerja jarak jauh menyelesaikan pekerjaan: pertemuan kelompok wajib, kolaborasi tim, laporan harian/mingguan/bulanan.

4. Jadwal kerja

Setujui metode pencatatan jam kerja, meskipun itu sesederhana obrolan grup tim dan anggota mengucapkan selamat pagi ketika mereka memulai hari mereka.

5. Kesehatan dan keselamatan

Apakah keyboard ergonomis di kantor perlu dibawa pulang untuk memberikan kenyamanan yang sama seperti yang biasa digunakan karyawan?

Bekerja dari rumah tidak menghilangkan tanggung jawab untuk menyediakan lingkungan kerja yang baik.

6. Tanggung jawab

Pastikan coverage untuk aset perusahaan saat berada dalam kepemilikan karyawan.

7. Dukungan teknis

Bagikan nomor kontak dari tim IT agar semua pekerja jarak jauh perlu tahu cara mendapatkan bantuan saat dibutuhkan.

8. Sosialisasi

Menyatukan pekerja jarak jauh khususnya secara virtual. Interaksi sosial adalah bagian penting dari motivasi dan meningkatkan produktivitas. Pertimbangkan skema teman atau mentor sehingga setiap karyawan berpasangan dan dapat memecahkan masalah,  berbagi atau bersosialisasi secara virtual.

9. Aksesibilitas

Menetapkan kebijakan manajemen terbuka virtual, sama seperti yang ada di kantor. Pastikan orang-orang dapat diakses dan mudah dilibatkan.[]

Redaktur: Arif Rahman